Im VereinsaccountPlus findet die Verwaltung der Vereinsdaten statt. Neben dem den Verein betreffenden allegemeinen Teil, kann man auch persönliche Daten der Vereinsmitglieder (Lizenzen, Ehrungen, Seminare) und buchhalterische Gegebenheiten (Rechnungen, Bescheide, Gebühren) einsehen. Hier werden an den Verein gerichtete Nachrichten im Postfach angezeigt. Auch wird man hier auf der Suche nach Kontaktdaten zu einem Spiel fündig (SR-Kontakt).

In diesem Menüpunkt ist es möglich nach Adressen von Sporthallen zu suchen. Hat man die entsprechende Spielstätte gefunden, kann man sich alle in dieser Halle stattfindenden Spiele anzeigen lassen.

Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Wenn man den Namen der Spielstätte kennt kann man ihn in das Feld „Name“ schreiben. Hierbei reicht es ein Namensfragment in Zusammenhang mit einem „*“ einzugeben. Der Stern kann am Anfang oder / und auch am Ende des Namensfragmentes stehen.

2. Jede Spielstätte ist in Phönix mit einer Identifikationsnummer versehen. Kennt man diese, kann man sie ins Feld „Nummer“ eingeben. Auch hier ist die Funktion des „*“-Platzhalters gegeben.

3. Kennt man den Straßennamen ganz, oder auch nur zum Teil, kann man ihn in das Feld „Straße“ eingeben. Auch hier ist die Nutzung der Platzhalterfunktion vorgesehen. Dies gilt ebenso bei dem Feld „Ort“. Die PLZ muss zur Gänze eingegeben werden

Hat man die gesuchte Halle gefunden, so kann man mit einem Klick auf „Spiele Export“ eine excel-Liste generieren, die sämtliche Spiele der Spielsaison beinhaltet.

Mit einem Klick auf das excel-Symbol selbst, generiert man eine excel-Liste, in der die im Bildschirm angezeigten Spielstätten ausgedruckt werden.

Mit einem Klick auf „Details“ kann man genauere Informationen über den Gebrauch / das Verbot von Haftmitteln bekommen. Weiterhin kann man sich u.a. das hochgeladene Hygienekonzept anzeigen lassen.

Klickt man auf den Reiter Verein, so öffnet sich ein Bild mit weiteren Kacheln, die wesentliche Daten des Vereins anzeigen und auch tlw. korrigiert werden können.

In diesem Reiter sind die „Grunddaten“ des Vereins hinterlegt. Diese werden größtenteils vom Verband gepflegt.

Der Verein selber kann die social-media-Daten und das Gründungsjahr eingeben, sowie ein Vereinslogo hochladen.

Hier kann der Verein seine Bankverbindungen eintragen und pflegen.

Hier erfolgt die Eingabe von welchem Konto eingezogen werden darf.

Hier trägt der Verband angemeldete Spielgemeinschaften ein. Es können Spielgemeinschaften einzelner Altersklassen, gesamte weibliche / männlichen Jugend-/Seniorenmannschaften gebildet und angezeigt werden.

Gemäß Verordnung hat der im Verband spielende Verein seinen Freistellungbescheid beim Verband einzureichen. Die im Bescheid vom Finanzamt hinterlegte Laufzeit wird eingetragen und ist hier ersichtlich.

Vorbemerkung:

Im Bereich Personen lassen sich einer Person Funktionen zuordnen. Hier wurde bisher als Standard bei der Person lediglich die männliche Funktionsbezeichnung angezeigt. Dies wurde so angepasst, dass beim Hinzufügen von Funktionen sowie in der Anzeige bestehender Funktionen bei Frauen die weibliche Funktionsbezeichnung angezeigt wird. Neben der Anpassung in der Personenverwaltung wird auch in der Vereinsverwaltung bei Frauen die weibliche Funktionsbezeichnung angezeigt. Bei Personen mit diversem Geschlecht wird aktuell noch auf die männliche Funktionsbezeichnung zurückgegriffen. Bis auf weiteres orientieren wir uns hier an dem „Rat für deutsche Rechtschreibung“, welcher aktuell Gendersterne und andere Sonderzeichen noch nicht für sinnvoll hält, da man sich zunächst gesellschaftlich darauf einigen müsse, was nun genau zu verwenden ist.

Beschreibung:

Funktionen beschreiben einen begrenzten Aufgaben- und Verantwortungsbereich, in dem die Aufgabe und Wirkweise in dieser Funktion hinterlegt sind. So ist es auch in Phönix. In Verbindung mit einer Rolle (Rechte eines Nutzers) können einem Nutzer verschiedene Verantwortungsbereiche (Funktionen) zugeordnet werden. Bei der ordnungsgemäßen Registrierung ordnet sich der neue Nutzer durch den Eintrag seines Vereins in seinen Personenaccount die erste Funktion hinzu. Dadurch kann u.a. der Vereinsadministrator seinem Mitglied vereinsinterne Funktionen (z.B. Mannschaftsverantwortlichkeit) zuordnen.

Wenn man auf den Reiter „Funktionen“ klickt, erscheint das o.a. Bild. Wenn man sich eine Datei über die im Verein vergebenen Funktionen ausdrucken möchte, klickt man auf das „pdf-Zeichen“ (4).

Möchte man einer Person eine neue Funktion zuordnen oder löschen, so klickt man als erstes auf das Feld mit der „25“ (1) und ersetzt die „25“ durch „200“. Somit werden sämtliche Funktionen auf einer Seite angezeigt.

Als nächstes sucht man sich die entsprechende Funktion aus, indem solange scrollt bis man sie gefunden hat. Wenn die gesuchte Funktion gefunden wurde, klickt man in das Feld davor (3).

Nun scrollt man wieder zum Beginn Seite und klickt auf das Feld „Zuordnen/Bearbeiten“ (2). In dem sich nun öffnenden Fenster kann die Funktion einer Person zugeordnet werden. In diesem Fall ist es die Funktion des „Frauenwarts“.

Hier soll die ausgewählte Funktion „Frauenwart“ besetzt werden. Mit einem Klick auf das „+“ öffnet sich ein weiteres Feld. In dem man da auf die Lupe klickt öffnet sich ein Suchfeld (Bild links).

Mit der Eingabe des Namens und anklicken der Lupe erscheint eine Auswahl oder direkt die gesuchte Person (Bild rechts).

Nun markiert man im unteren Bereich den gewünschten Namen und klickt auf „Auswählen“ (Bild links). In der erscheinenden Maske, trägt man das Datum des Funktionsbeginns ein. Mit einem Klick auf den Pfeil, wählt man aus der drop-down-Liste die gewünschte email-Adresse aus. Ist diese Funktion nur vorübergehend (kommissarisch), so setzt man einen Haken in das Feld. Mit einem Klick auf die grüne Diskette wird die Eingabe gespeichert.

Das beschriebene Vorgehen ermöglicht es dem Nutzer auch, eine weitere Person einer Funktion hinzuzufügen.

Natürlich kann man auch Funktionen löschen/archivieren. In diesem Fall möchte man die Funktion des EDV-Verantwortlichen löschen.

Um in das gezeigte Bild zu gelangen muss man als erstes die gesuchte Funktion auswählen. Man erhöht die Anzahl der angezeigten Funktionen wieder auf 200 und scrollt so lange bis man die gesuchte Funktion gefunden hat. Hat man sie gefunden, genügt ein Doppelklick auf die Funktion, danach erscheint das obige Bild. Um die Funktion von der Person zu „befreien“, klickt man auf das rote Kreuz. Anschließend wird abgefragt, ob die Daten archiviert werden sollen oder nicht. Diese Entscheidung liegt im Ermessen des Nutzers. Wobei eine Archivierung die deutlicheren Vorteile hat.

In diesem Bereich ist es möglich, sich sämtliche Lizenzen die Vereinsmitglieder haben anzeigen zu lassen. Es sind verschiedenste Suchmöglichkeiten möglich: - nach Namen, Lizenzbereich (SR/Trainer), Lizenzart, Geschlecht, Gültigkeit, Status

In diesem Bereich werden die durchgeführten Ehrungen aller Vereinsmitglieder angezeigt. Auch hier werden vom System verschiedene Suchmöglichkeiten vorgehalten: - welche Ehrung, nach Name, nach Jahrgang

Hier werden nicht nur die Seminare angezeigt an denen die Vereinsmitglieder teilgenommen haben, sondern hier muss der Vereinsadministrator auch seinen Mitgliedern die an einem Seminar teilnehmen möchten, die Freigabe dafür erteilen. Ob eine Freigabe erfordelich ist, ist abhängig von der Art des Seminars.

Klickt man auf die Kachel, so werden die von den Mitgliedern durchgeführten Seminare angezeigt. Ist einem die vorgegebene Zahl „25“ zu gering, so kann man diese wie gewohnt erhöhen und danach mit einem Klick auf die Lupe die Suche neu starten. Interessant ist hier zudem der Button „zur Teilnehmer-Freigabe“.

Hat sich ein Vereinsmitglied zu einem Seminar eingetragen, zu dem der Verein die Freigabe zu erteilen hat, wird der Verein durch eine Mail informiert. Durch einen Klick auf den Button „zur Teilnehmer Freigabe“ besteht die Möglichkeit den Teilnehmer freizuschalten.

Durch einen Klick auf den grünen Haken wird die Teilnahme bestätigt, durch einen Klick auf den durchgestrichenen roten Kreis die Teilnahme abgelehnt. Nach erfolgter Freigabe erfolgt die Änderung des Status!

Wie nicht anders zu erwarten werden hier sämtliche an den Verein gestellte Rechnungen angezeigt. Auch hier kann man durch die Erhöhung der Zahl „25“ mehr als die vorgegebene Anzahl anzeigen lassen. Folgende Suchmöglichkeiten sind vorhanden: - nach der Rechnungsnummer, nach der Mahnstufe (Stufe 1 bis Stufe 3), nach der Höhe des Betrags (größer als und kleiner als) sowie nach der Zahlungsart (Bankeinzug, Überweisung).

Klickt man in einer Rechnungszeile auf „ansehen“ so öffnet sich ein Fenster im Browser in dem die Rechnung angezeigt wird. Klickt man auf „Details“ so wird der Rechnungsgrund im selben Bild angezeigt.

In diesem Bereich findet die Verwaltung / Zuordnung der Spielstätte statt.

Im ersten Schritt muss der Verein sich seine Stammhalle (oder wenn keine vorhanden, mehrere Hallen) auswählen. Um dies zu tun, klickt man auf das Feld „Sportstätte zuordnen“. Durch das Anklicken der Lupe erscheint ein neues Bild indem man verschiedene Möglichkeiten zur Suche auswählen kann. Die Suche geschieht in dem man den Namen der Halle entweder ganz oder fragmentiert mit „*“in das Feld „Name“ einträgt. Die Suche geht aber auch über Straße/PLZ/Ort und die Hallennummer an sich. Hat man die gesuchte Halle in der Auswahlliste gefunden klickt man sie an, drückt den Button „Auswählen“ und speichert die Auswahl im nächsten Bild.

Nun wird die ausgewählte Halle angezeigt. Um sie zu bearbeiten, markiert man sie und klickt den Stift an. Es erscheint ein weiteres Bild mit drei weiteren Kacheln zur Auswahl.

Die im Bereich „Stammdaten“ angezeigten Informationen werden im HV Westfalen durch den zuständigen Mitarbeiter der jeweiligen Handballkreise angelegt. Nur diese können sie auch verändern (Haftmittelgebrauch!!).

Im Reiter „Barrierefreiheit“ hat der Verein die Möglichkeit die zutreffenden vorgegebenen Informationen auszuwählen.

Der Reiter „upload“ ermöglicht es, verschiedene Informationen zur Halle zu hinterlegen.

Mit einem Klick auf die Lupe werden alle gegen den Verein gerichtete Bescheide angezeigt.

In der Übersicht kann man weiterhin erkennen, für welches Spiel und von wem der Bescheid ausgestellt wurde. Weiterhin ist die Höhe des Betrages, sowie die Information „bezahlt ja/nein“ ersichtlich.

Mit einem Klick auf die „Str.Bescheid.-Nr.“ wird der Bescheid in einem neuen Browserfenster angezeigt.

Mit einem Klick auf die Lupe werden alle gegen den Verein gerichtete Gebühren angezeigt.

In der Übersicht kann man weiterhin erkennen, für welches Spiel und von wem der die Gebühr ausgestellt wurde. Weiterhin ist die Höhe des Betrages, sowie die Information „bezahlt ja/nein“ ersichtlich.

Mit einem Klick auf die „Bescheid.-Nr.“ wird die Gebühr in einem neuen Browserfenster angezeigt.

Hier erscheinen alle über das System an die Vereins-Postadresse geschickte Nachrichten.

Es besteht die Möglichkeit die Nachrichten nach gewissen Kriterien (Beschreibung, Lesebestätigung, Datum, gelesen) zu filtern.

Ist eine Lesebestätigung gefordert, so wird dies in der betreffenden Spalte angezeigt. Bit einem Klick auf den Button „Bestätigung“ wird diese im System hinterlegt. Mit einem Klick auf das rote Kreuz, kann die Nachricht, nach vorheriger Markierung, gelöscht werden.

Unter diesem Reiter versteckt sich eine wesentliche Hilfe, die zur Verbesserung der Kommunikation der Vereine bei Spielverlegungen oder sonstigen Fragen über ein Spiel untereinander führt.

Nach dem Öffnen des Reiters erscheint im Feld „Verein“ der Name des Vereins. Eine weitere Auswahl ist über das Pfeilsymbol möglich. Klickt man nun auf die Lupe werden nun, nach Erhöhung der Zahl „25“, alle Spiele angezeigt. Markiert man eines der Spiele und klickt anschließen auf „XLS speichern“ so werden alle relevanten Kommunikationsdaten zum Spiel angezeigt (Verantwortlicher Heim/Gast, Schiedsrichter). Mit dieser Hilfe kann man nun mit dem Gegner und den Schiedsrichtern in Kontakt treten.

Einfacher an die gewünschten Daten zu kommen ist, wenn man die Spielnummer weiß und diese in das dafür vorgesehene Feld eingibt. Kennt man die Spielnummer nicht, aber das Datum des Spiels, so füllt man die Datumsfelder und erhält die gewünschte Auswahl.