Erstmal ein paar wichtige Hinweise an alle, die die Schnellverteiler verwalten. Die Schnellverteiler sind nicht nach Kreisen und HV unterschiedlich gespeichert.

1. Setzt daher vor die Bezeichnung jeweils die Kreisnummer. Beispiel: 05 KV

2. Ändert und löscht keine Schnellverteiler, die ihr nicht selbst angelegt habt

In verschiedenen Rollen können Schnellverteiler für Personen erstellt und bearbeitet werden. Diese Verwaltung ist immer ein Unterpunkt von Personen. In dieser Übersicht können Schnellverteiler gesucht (Lupe), bearbeitet (Stift), gelöscht (rotes Kreuz) und angelegt werden (Plus-Zeichen).

In die jeweilige Bearbeitung kommt man durch das Klicken auf die jeweiligen Symbole.

In den Schnellverteilern verwaltet man die Personen, die diesem Schnellverteiler angehören sollen.

Nach dem Klicken auf den „+-Button“ öffnet sich die Maske zur Erstellung eines Verteilers.

Als erstes gibt man den Namen des Verteilers an. Bitte dabei aber unbedingt beachten, dass dieser „sprechend“ ist und schnell einem Kreis/Verband zugeordnet werden kann. Im HV Westfalen wäre es günstig für den Verband als Kennung „00-Name“ und für den Kreis Münsterland „05-Name“ zu verwenden. Selbstverständlich können auch Vereine einen Schnellverteiler anlegen. Hier sollte dann der Name des Verteilers die „Vereinsnummer-Name“ enthalten.

Mit einem Klick auf „Personen hinzufügen“ öffnet sich das Auswahlfeld zur Suche einer Person.Hier ergibt sich die Möglichkeit nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Nachname (auch fragmentiert wie z.B. *ünst*) etc., zu suchen.

Hat man die enstprechende Person gefunden, so klickt man den Button „Zuordnen und zurück“ an. Findet man die Person nicht oder, so kann man auf „Abbruch“ klicken. Danach erscheint die Ausgangsmaske wieder und man keine weitere Personen hinzufügen.

Sind sämtliche Personen dem Schnellverteiler zugefügt, so muss man nun mit einem Klick in das entsprechende Feld entscheiden, ob dieser „Privat“ oder „Öffentlich“ ist.

Hat man auch diese Auswahl getätigt, sollte man das Speichern nicht vergessen, denn erst dann ist der Schnellverteiler angelegt.

In der Übersichtsliste sind alle vorhandenen Schnellverteiler aufgelistet. Mit einem Klick in den Kreis vor dem Schnellverteiler wird dieser markiert und kann dann nach einem weiteren Klick auf den Stift bearbeitet werden.

Nun kann man wie in 2.2. Neuanlage geschildert eine weitere Person hinzufügen. Jedoch kann man hier auch, nachdem man die Person markiert hat, diese durch einen Klick auf das rote Kreuz, löschen. Auch kann man hier den die Entscheidung, ob „Privat“ oder „Öffentlich“ rückgängig machen und sich für eine neue Option entscheiden. Nach dem Speichern gelangt man wieder in die Übersichtsmaske.

Mit Hilfe dieses Menüpunktes kann man eine Mail an alle Personen schicken, die in dem entsprechendem Schnellverteiler eingetragen sind. Ebenso kann man bei der Ausgabe Dateien in das Postfach dieser Personen kopieren oder diverse Listen ausdrucken. Mit dem Button Ausgabe wird der Vorgang gestartet.

Wird der angelegte Schnellverteiler nicht mehr benötigt, so kann er natürlich gelöscht werden. Dies geschieht, indem man in der Übersichtsmaske den entsprechenden Verteiler markiert und und dann auf das rote Kreuz klickt. Nun muss man noch die Sicherheitsabfrage bestätigen.

In verschiedenen Rollen können Schnellverteiler für Vereine erstellt und bearbeitet werden. Diese Verwaltung ist immer ein Unterpunkt von Vereinen. In dieser Übersicht können Schnellverteiler gesucht (Lupe), bearbeitet (Stift), gelöscht (rotes Kreuz) und angelegt werden (Plus-Zeichen).

In die jeweilige Bearbeitung kommt man durch das Klicken auf die jeweiligen Symbole.

In den Schnellverteilern verwaltet man die Vereine, die diesem Schnellverteiler angehören sollen.

Nach dem Klicken auf den „+-Button“ öffnet sich die Maske zur Erstellung eines Verteilers.

Als erstes gibt man den Namen des Verteilers an. Bitte dabei aber unbedingt beachten, dass dieser „sprechend“ ist und schnell einem Kreis/Verband zugeordnet werden kann. Im HV Westfalen wäre es günstig für den Verband als Kennung „00-Name“ und für den Kreis Münsterland „05-Name“ zu verwenden. Selbstverständlich können auch Vereine einen Schnellverteiler anlegen. Hier sollte dann der Name des Verteilers die „Vereinsnummer-Name“ enthalten.

Mit einem Klick auf „Vereine hinzufügen“ öffnet sich das Auswahlfeld zur Suche eines Vereins.Hier ergibt sich die Möglichkeit nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Name (auch fragmentiert wie z.B. *ünst*) etc., oder der Vereinsnummer zu suchen.

Hat man den entsprechenden Verein gefunden, klickt man ihn an und er wird der Liste zugefügt.

Sind sämtliche Vereine dem Schnellverteiler zugefügt, so muss man nun mit einem Klick in das entsprechende Feld entscheiden, ob dieser „Privat“ oder „Öffentlich“ ist.

Hat man auch diese Auswahl getätigt, sollte man das Speichern nicht vergessen, denn erst dann ist der Schnellverteiler angelegt.

In der übersichtsliste sind alle vorhandenen Schnellverteiler aufgelistet. Findet man seinen Schnellverteiler nicht, so hilft eine Anpassung der angezeigten Verteiler durch die Erhöhung der Zahl „25“, oder man sucht ihn durch die Eingabe im Feld Verteilername und dem anschließenden Klick auf die Lupe. Mit einem Klick in den Kreis vor dem Schnellverteiler wird dieser markiert und kann dann nach einem weiteren Klick auf den Stift bearbeitet werden.

Nun kann man wie in 2.2. Neuanlage geschildert einen weiteren Verein hinzufügen. Jedoch kann man hier auch, nachdem man den Verein markiert hat, diesen durch einen Klick auf das rote Kreuz, löschen. Auch kann man hier den die Entscheidung, ob „Privat“ oder „Öffentlich“ rückgängig machen und sich für eine neue Option entscheiden. Nach dem Speichern gelangt man wieder in die Übersichtsmaske.

Mit Hilfe des Menüpunktes „Verteiler/Verteiler“ an Vereine kann man eine Mail an alle Vereine schicken, die in dem entsprechendem Schnellverteiler eingetragen sind. Ebenso kann man bei der Ausgabe Dateien in das Postfach dieser Vereine kopieren oder diverse Listen ausdrucken. Mit dem Button Ausgabe wird der Vorgang gestartet.

Wird der angelegte Schnellverteiler nicht mehr benötigt, so kann er natürlich gelöscht werden. Dies geschieht, indem man in der Übersichtsmaske den entsprechenden Verteiler markiert und und dann auf das rote Kreuz klickt. Nun muss man noch die Sicherheitsabfrage bestätigen.