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Hier erfolgt die Anmeldung über den eigenen Account!

Wechsel in die Rolle Kreisfaktura.

Suche von Personen. Eine Bearbeitung dieser ist hier nicht vorgesehen. Weiterhin besteht hier die Möglichkeit sich die Kontaktdaten über eine vcf-Datei in sein Adressbuch zu importieren.

Suche nach Vereinen. Eine Bearbeitung dieser ist hier nicht vorgesehen.

Auswahlmöglichkeiten zur Suche nach Rechnungen! In blau gehaltene Rechnungen sind beglichen.

Mit einem Klick auf das „+“ generiert man eine neue Rechnung. Hat man eine Rechnung markiert, so kann man diese bearbeiten oder löschen.

Hat man auf das „+“ geklickt erscheinen Auswahlmöglichkeiten zum Gläubiger (Verein/Name), Zahlungsart. Mit einem Klick auf den grünen Button, kann man eine Rechnung anlegen.

In dem Programm gibt s die Möglichkeit eine einzelne Rechnung zu versenden. Dies geschieht indem man die neue Rechnung anwählt (Rechnungs-Nr. ist schwarz) , auf den Stift zum Bearbeiten klickt. In der neuen Maske kann man sich die Rechnung noch einmal anschauen (PDF-Button) und wenn alles ok ist über den Button „Direktversand Mail/Druckdatum setzen“ die Rechnung versenden.

In der Übersicht ist die Rechnungsnummer nun blau markiert und der Status ist „gedruckt“.

Zeitersparender geht es natürlich mit dem Massenversand. Nachdem man sich die offenen Rechnungen geladen hat, klickt man auf den Button „Massenversand“.

In der neuen Maske hat man Auswahlmöglichkeiten und klickt zunächst auf den blauen Button und erzeugt damit eine pdf-Datei der Rechnungen die fakturiert werden sollen. Wichtig ist hierbei, dass jeweils die im Screen-shot ausgewählten Felder angeklickt werden. Mit einem Klick auf den roten Button werden die zuvor ausgewählten Rechnungen versendet und mit einem Klick auf den gelben Button erfolgt der Abschluss der Rechnungsstellung.

Mit einem Klick auf die jeweilige Rechnung wird eine pdf-Datei erzeugt. Die kann ggf. noch einmal zur Kontrolle dienen.

In der Übersicht ist die Rechnungsnummer nun blau markiert und der Status ist „gedruckt“.

Natürlich ist auch eine Stornierung einer Rechnung möglich.

Dazu wählt man eine Rechnung aus, klickt auf den Button „Stornieren“, gibt in der neuen Maske den Grund der Stornierung ein und mit einem Klick auf „Stornieren“ wird der Vorgang abgeschlossen.

Eine schon schon vollständig fakturierte Rechnung kann hier mit sämtlichen Positionen kopiert werden. Nach einem Klick auf den Button, öffnet sich das schon aus Punkt 3.1 (Rechnungen) bekannte Bild zur Rechnungserstellung. Man gibt den Gläubiger ein, klickt auf den grünen Button „Weiter / Rechnung anlegen“ und bekommt die kopierte Rechnung mit ihren sämtlichen Positionen angezeigt. Mit einem Klick auf das rote Kreuz am Ende einer Spalte kann man die betreffende Position löschen und mit einem Klick auf den Button „+ Hinzufügen“ eine neue Position hinzufügen. Diese wird dann am Ende der Rechnung angezeigt und kann dort entsprechend bearbeitet werden.

Achtung: Solange nicht eine Position der kopierten Rechnung bearbeitet wird, bleibt der Bruttopreis bei 0,00 €.

Im Gegensatz zu dem vorherigen Punkt wird hier die gesamte Rechnung nach einem Klick auf den Button kopiert und an den Anfang der Rechnungsliste gestellt.

Mit einem Klick kann hier ein Rechnungsduplikat erstellt und in der nächsten Maske „direkt versendet werden“. Diese duplizierte Rechnung erscheint dann im Reiter „Zahlung“ und kann dort verarbeitet werden.

Hier kann man bei einer überfälligen angemahnten oder anzumahnenden Zahlung den Mahnungs-Workflow unterbrechen oder wieder aufleben lassen.

Dafür muss die entsprechende Rechnung markiert sein und mit einem Klick auf den Button wird die entsprechende Aktion vom System ausgeführt. Beim Anlegen des Mahnstopps erscheint in der Spalte ein „MS“ zur Kennzeichnung.

Hier besteht auch noch einmal die Möglichkeit Rechnungen zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Sind noch nicht fakturierte Lieferscheine vorhanden, so wird dies mitgeteilt.

Das Erstellen einer weiteren Rechnung wird durch das klicken auf das „+“ Symbol ausgelöst.

Nach der Eingabe des Vereins, kann man durch die Pull-Down-Menüs die einzelnen detaillierten Angaben auswählen. Nach der möglichen Eingabe des Betrags, der Anzahl sowie des Zahldatums wird der Lieferschein gespeichert.

Hat man etwas vergessen, so markiert man die entsprechende Zeile, klickt auf den Stift und gelangt in den Bearbeitungsmodus.

Hier kann man einen eventuell vorhandenen Lieferschein bearbeiten oder auch drucken.

Nach der Auswahl eines Lieferscheins,

klickt man auf die Lupe und in der erscheinenden Maske kann man in unterschiedlichster Art einen Namen suchen kann. Ist die betreffende Person gefunden wird diese markiert und ausgewählt.

Möchte man nun einen Lieferschein drucken, klickt man auf den entsprechenden Button. Hier wird eine pdf-Datei des Lieferscheins erzeugt (blau), danach wird der Lieferschein versandt (rot) und anschließend gedruckt (gelb). Nach dem Druck kommt man wieder in die Liste zurück.

Hier kann man sich alle offenen Lieferscheine ansehen und dann drucken lassen. Wie bei einem einzelnen Lieferschein, wird erst eine PDF erstellt (blau), dann versendet (rot) und zum Schluß gedruckt (gelb). Nach dem Druck kommt man wieder in die Liste zurück.

Mit einem Klick auf „Rechnungen“ werden im nächsten Schritt diese erstellt.

Durch einen Klick auf den Button „Generieren starten“ in der erscheinenden Maske, werden diese Vorgänge zu Ausgangsrechnungen.

In der Übersichtsmaske aller Rechnungen erscheinen diese nun als neu erstellt. Gedruckt bedeutet: Eingezogen!

Sollte man mit den gegebenen Auswahlmöglichkeiten nicht auskommen, so kann man hier eine csv-Datei die den Vorgaben entspricht importieren und diese direkt eine Rechnung erstellen lassen.

Nachdem die Rechnungen gedruckt wurden, werden sie nun versandt (siehe 3.1 Rechnungen).

Dieser Punkt wird für die automatische Abrechnung der Beobachter aus dem System benötigt.

Auswahlmöglichkeiten:

Über das drop-down-Menü „Gläubiger“ besteht die Möglichkeit, sich einen Handballkreis oder den Verband selbst auszuwählen.

Im Feld „Person“ kann man gezielt nach einer Person suchen.

Unterstützt wird die Suche durch das drop-down-Menü „Status“. Es stehen zwei Stati zur Verfügung: - neu/aktiv und Archiv.

In der unteren Leiste:

Übersicht der zu fakturierenden Rechnungen. Mit einem Klick auf den Button „Stapelverarbeitung“ kann man diese bearbeiten.

Ist eine Zahlung per Überweisung erfolgt, so können die Daten entsprechend eingegeben werden. Weiterhin kann man die Rechnung stornieren (niedergeschlagen) und einen Mahnstop eingeben.

Mit einem Klick auf „Stapelverarbeitung“ wird die Rechnung als beglichen angesehen und erscheint in der Rechnungsansicht im Zahlbetrag mit grüner Farbe.

In der Regel werden nach Erstellung von Rechnungen mit Bankeinzug sehr zeitnah (meistens taggleich) auch die SEPA-Lastschriftdatei erstellt und an die Bank gegeben. Wird die Lastschriftdatei nicht zeitnah erzeugt oder kommt es bei Lastschriften zu Rückläufern, so verbleiben diese Rechnungen als „offen“ (nicht bezahlt) in Phoenix II. Wird zu dieser Zeit dann ein Massenmahnlauf für noch offene Rechnungen durchgeführt, so würde (abhängig vom eingestellten Zahldatum) ggfs. auch diese Rechnungen angemahnt werden, obwohl Bankeinzugsmandate für diese Rechnungen vorliegen. Daher kommt zukünftig vor der Durchführung des Massenmahnlauf ein Hinweis, bei welchen konkreten Rechnungen es sich um Bankeinzugsrechnungen handelt und welche daher eigentlich nicht gemahnt werden dürfen. Diese Rechnungen müssen dann mit einem Mahnstopp belegt werden (oder ggfs. bei manuellem oder sonstigen Sondersituationen auf bezahlt gesetzt werden). Erst danach kann der Massenmahnlauf für die noch offenen Rechnungen durchgeführt werden.

Mit einem Klick auf diesen Button bricht man die Stapelverarbeitung ab.

Nach der Auswahl einer Rechnung und dem anschließenden Klick auf den Button, kann man in der folgenden Maske mit einem Klick die Mahnung entweder versenden oder nur ohne Versand im System hinterlegen.

Hier kann man alle Mahnungen auf einmal oder nur die die für die erste/zweite/dritte Mahnstufe anstehenden Mahnunge auslösen und dabei dann auch noch die Versandart (Post/Mail) auswählen.

Nun soll eine Rechnung über das SEPA-Mandat eingezogen werden. Das Datum wird eingegeben. Der Gläubiger wird bestätigt und mit einem Klick auf „Suchen / Prüfen“ erscheint die Liste der Rechnungen die per SEPA eingezogen werden können.

In der Übersicht sieht man die Anzahl und die Summe der Einzüge. Auch Fehler werden aufgelistet. Die fehlerhafte Rechnung kann in der Rechnungsübersicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Wenn keine Fehler mehr vorhanden sind, kann man den SEPA-Export starten.

Danach kann man sich die SEPA XML Datei sowie die Bankeinzugsliste downloaden.

Im Archiv sind die bisher getätigten Einzüge aufgelistet.

Hat man die notwendigen Einstellungen ausgewählt, so kann man mit einem Klick auf „FiBu-Export“ diesen starten.

Nach dem Einzug kann man sich das Rechnungsausgangsbuch sowie das Buchungsjournal downloaden.

Die Darstellungsfarbe des Zahlbetrags in der Rechnungsübersicht ist von Blau auf Grün gewechselt und der Status ist nun „gedruckt“.

Auflistung der Artikel Gruppen. Mit einem Klick auf das „+“ können neue Gruppen hinzugefügt werden. Klickt man auf den Stift kann man eine vorher markierte Gruppe bearbeiten.

Auflistung der Artikel. Mit einem Klick auf das „+“ können neue Artikel hinzugefügt werden. Klickt man auf den Stift kann man einen vorher markierten Artikel bearbeiten.

Bei der Eingabe neuer Artikel ist das Erlöskonto nicht zu vergessen.

Anzeige und Bearbeitungsmöglichkeit der Gläubiger ID.

Wenn man auf den Stift klickt eröffnen sich viele weitere Konfigurationsmöglichkeiten:

1. Eingabe der Gläubiger ID sowie der notwendigen Adressen
2. Fakturazeitraum: hier kann man einstellen bis zu welchem Zeitraum eine Stapelfakturierung bei Anstoßen dieser erfolgt (M) monatliche Stapelfakturierung
3. Betreff / Texte für den Rechnungsversand
4. Betreff / Texte für den Lieferscheinversand
5. Einstellen SEPA Wiederholungstyp (Einmal Lastschrift)
6. Einstellung des Zahlungsziels für Rechnungen (14/14/14)
7. Erstellung des Rechnungs-Layouts durch Hochladen einer PDF-Datei
8. Einstellung des Layouts
9. Texte für die verschiedenen Mahnungsstufen

Auflistung aller SEPA-Mandate, mit der Möglichkeit sie ich anzeigen zu lassen und zu bearbeiten.

Auflistung der eigenen Konten.